Aspects juridiques

En tant qu'entreprise active sur le plan international, LT Lawtank est tenue d'adapter sa gestion des données à caractère personnel aux exigences des différents Etats où sont domiciliés ses clients, contacts et collaborateurs et, notamment, au nouveau Règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

En utilisant notre site internet, notre plateforme de gestion de projets GoLawtank ou lorsque vous nous communiquez vos données à caractère personnel, vous consentez expressément aux conditions du présent avis de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord avec le présent avis de confidentialité, nous vous prions de ne pas utiliser le site internet de LT Lawtank et de ne pas nous communiquer vos données à caractère personnel.

LT Lawtank se réserve le droit de modifier en tout temps le présent avis de confidentialité. Nous vous conseillons de vérifier régulièrement le présent avis de confidentialité afin d'être informé des éventuelles modifications et de la manière dont sont utilisées vos données à caractère personnel.

2.1.    LT Lawtank en tant que responsable du traitement (data controller)

LT Lawtank recueille des données à caractère personnel en tant que responsable du traitement au sens de l'art. 4, ch. 7, RGPD lorsque qu'elle en a besoin pour des motifs administratifs (recrutement de personnel, gestion du personnel, fourniture de prestations et livraison de produits ainsi que marketing et publicité).

2.1.1.   Données que vous mettez directement à notre disposition

LT Lawtank est par exemple considérée comme responsable du traitement lorsque des clients ou des personnes intéressées entrent en contact avec nous afin d'obtenir des informations sur nous ou sur nos produits et services. La prise de contact intervient par les canaux suivants :

• formulaire sur notre site internet ;
• enregistrement sur la plateforme GoLawtank ;
• courrier électronique ;
• téléphone ;
• courrier postal.

Dans ces cas de figure, nous collectons les données à caractère personnel que vous nous indiquez. En règle générale, il s'agit d'informations tels que des noms, titres, professions, coordonnées de contact (adresse, téléphone, e-mail, etc.), des informations de paiement ainsi que des noms d'utilisateur et des mots de passe. Pour les collaborateurs (salariés et indépendants), il s'agit régulièrement d'indications concernant leurs connaissances du travail avec les outils TAO, des connaissances linguistiques, de la nationalité ainsi que d'appréciations qualitatives dans le cadre du processus permanent d'évaluation. Les personnes concernées sont toutefois libres de donner des informations supplémentaires.

Le traitement de données à caractère personnel n'est pas toujours exécuté par LT Lawtank mais peut parfois aussi l'être par des prestataires tiers (p. ex. imprimeries, sociétés fiduciaires, opérateurs postaux, etc.).

Dans son rôle de responsable des données, LT Lawtank ne traite aucune donnée à caractère personnel sensible au sens de l'art. 9, ch. 1, RGPD.

2.1.2. Données que nous obtenons via les interactions avec notre site internet et de la part de tiers

Nous recourons à diverses technologies de suivi qui collectent certains types d'informations lorsque vous interagissez avec le site internet de LT Lawtank. Afin d'en savoir davantage sur ces technologies et les droits qui s'y rapportent, veuillez voir ci-dessous, sous B), nos Directives relatives aux cookies.

Nous sommes susceptibles d'obtenir des informations vous concernant via d'autres sources légitimes afin de mettre nos produits et services à votre disposition. Ces sources peuvent être des agrégateurs de données de prestataires tiers, des partenaires web de LT Lawtank, des sources publiques et des réseaux sociaux. Les données concernées peuvent contenir :

• des coordonnées ;
• diverses données à caractère personnel qui font partie de votre profil auprès de réseaux sociaux de prestataires tiers (p. ex. LinkedIn, Facebook, etc.) et que vous avez autorisé ce réseau à nous communiquer (p. ex. nom, adresse e-mail, sexe, date de naissance, domicile, image de profil, identifiant d'utilisateur, liste d'amis). Vous pouvez en apprendre davantage sur les informations que nous pouvons recevoir sur vous en consultant le site internet du réseau social en question. Nous pouvons également obtenir des données à caractère personnel de particuliers si nous acquérons d'autres entreprises.

2.2.    LT Lawtank en tant que sous-traitant (data processor)

Dans le cadre de l'exécution de services (p. ex. traductions et conseil) et en lien avec les données à caractère personnel (parfois sensibles) obtenues dans les documents qui nous sont confiés, LT Lawtank est un sous-traitant au sens de l'art. 4, ch. 8, RGPD. LT Lawtank ne traite les données à caractère personnel contenues dans ces documents (ce qui vise également la traduction de ces données) que dans le but d'exécuter les services commandés par l'utilisateur (p. ex. traduction, conseil, etc.).

LT Lawtank recueille, traite et utilise des données à caractère personnel :

• uniquement dans le but dans lequel ces dernières nous ont été confiées ;
• uniquement selon la portée dans laquelle les données à caractère personnel sont nécessaires à la poursuite des buts visés, et
• ne donne accès aux informations qu'aux personnes directement en charge de l'exécution des tâches.

LT Lawtank peut utiliser vos données à caractère personnel dans tout ou partie des buts suivants :

• Exécution de commandes et gestion de comptes : Afin de traiter vos requêtes, d'organiser les tâches et d'exécuter les services ainsi que, le cas échéant, pour l'envoi postal de documents et pour créer et gérer votre compte chez nous.
• Service client : Afin de vous offrir un service client, incluant des réponses à vos questions, réclamations et retours quant à nos prestations. Le service client peut recourir aux formes de communication les plus diverses, y compris l'e-mail, le courrier postal, le téléphone et la messagerie instantanée.
• Personnalisation (pour les détails, voir à ce sujet sous B) Directives relatives aux cookies) :
• Nous recourons à des outils d'analyse web afin d'obtenir des renseignements sur l'utilisation de nos sites internet et d'améliorer notre offre publicitaire. Lesdits outils sont mis à disposition par un prestataire tiers. Les informations récoltées dans ce but sont transmises au serveur du tiers (qui peut se trouver à l'étranger) au moyen de cookies (voir à ce sujet B) Directives relatives aux cookies ci-après). Les adresses IP sont actuellement anonymisées. Les données sont ainsi communiquées de manière raccourcie, ce qui empêche l'identification d'appareils individuels. L'adresse IP de votre navigateur communiquée dans le cadre de l'utilisation d'outils de prestataires tiers n'est pas associée à d'autres données de ce prestataire. Ces informations ne sont communiquées via ces prestataires tiers qu'en cas de prescription légale ou dans le cadre du traitement du mandat.
• Communication : La communication avec vous peut se faire par voie électronique (p. ex. par SMS, e-mail et publicité en ligne) et par courrier postal. Si vous vous êtes inscrit(e) à la newsletter LT Lawtank et avez donné votre accord pour recevoir des newletters et des e-mails promotionnels (cf. double procédure d'opt-in, ch. 5.1 ci-après), nous utiliserons votre adresse e-mail pour faire la promotion de nos services. Au cas où vous vous trouvez déjà dans une relation contractuelle ou précontractuelle avec LT Lawtank, ou si vous avez manifesté votre intérêt, nous disposons d'un intérêt légitime à employer vos adresses e-mail et postale afin de communiquer nos produits et services (e-mails d'information), dans la mesure où l'information en question est pertinente pour vous.
• TAO/MT : Nous recourons à des logiciels de traduction assistée par ordinateur (TAO) lors du travail de traduction. En règle générale, la traduction est enregistrée par phrases ou par segments dans une mémoire de traduction (MT). En cas de portions de textes identiques, ces segments peuvent être réutilisés par des personnes autorisées pour des traductions futures dans d'autres projets. Les segments comportant des données personnelles particulièrement sensibles et/ou des contenus particulièrement confidentiels/délicats sont anonymisés ou retirés de la MT. 

LT Lawtank ne transmet pas vos données à caractère personnel à des tiers, à l'exception des cas suivants :

4.1.    Entreprises liées

LT Lawtank est susceptible de transmettre vos données à caractère personnel à ses sociétés de groupe ou à des sociétés liées dans des buts commerciaux légitimes.

4.2.   Prestataires et sous-traitants

LT Lawtank peut engager des prestataires, des agents ou des mandataires (y compris des traducteurs indépendants) afin de fournir des prestations au nom de LT Lawtank, y compris la gestion de son site internet et des prestations de services qui vous sont offertes. Selon les circonstances, ces tiers (imprimerie, partenaires d'expédition, banques ou prestataires de services de paiement) sont susceptibles d'accéder à vos données à caractère personnel et les traiter pendant qu'ils fournissent ces prestations. LT Lawtank exige de ces tiers, par une convention écrite, qu'ils respectent toutes les lois applicables de protection des données et toutes les exigences de sécurité concernant vos données à caractère personnel, garantissent la confidentialité et la sécurité des données et utilisent les données uniquement dans le but convenu.

4.3.  Dispositions légales et transferts d'entreprise

Selon les circonstances, LT Lawtank est susceptible de divulguer vos données à caractère personnel si la loi l'exige ou si la divulgation est indiquée et nécessaire selon l'appréciation de LT Lawtank afin de donner suite à une ordonnance judiciaire ou de réagir à des prétentions légales. En cas de fusion totale ou partielle avec une autre entreprise ou d'acquisition de LT Lawtank ou de secteurs de cette dernière par une autre entreprise, l'acheteur obtient un accès aux informations gérées par LT Lawtank. Ces dernières peuvent contenir vos données à caractère personnel.

5.1.    Droit à l'opt-out des communications marketing

Vous êtes en droit d'empêcher ou de révoquer la réception de communications marketing par LT Lawtank, en :

• vous abstenant de vous inscrire à la newsletter ou de donner votre accord à la réception de newsletters et d'e-mails promotionnels ou en révoquant en tout temps l'envoi de la newsletter et l'utilisation de votre adresse e-mail à des fins promotionnelles en suivant le lien qui figure dans la newsletter ou dans l'e-mail promotionnel ou par e-mail à info@lawtank.ch, ou encore en suivant les indications pour l'opt-out qui figurent dans l'envoi marketing en question ; veuillez noter que si vous optez pour la réception de SMS, les conditions générales de votre opérateur mobile s'appliquent, ce qui peut entraîner des frais ;
• révoquant en tout temps l'envoi d'e-mails d'information et l'utilisation de votre adresse e-mail à des fins de communication par mail à info@lawtank.ch. Nous attirerons systématiquement votre attention sur ce droit de révocation dans tous les e-mails d'information. Veuillez noter que vous pourrez toujours recevoir des communications administratives de LT Lawtank même si vous révoquez votre accord à la réception de communications marketing. Ceci peut concerner des confirmations de commandes et des notifications relatives à votre compte (p. ex. confirmations et modifications de mot de passe).

5.2.   Autres droits

• Vous disposez d'un droit d'accès quant au traitement de vos données à caractère personnel (p. ex. l'origine de ces données ainsi que le but et les modalités du traitement). Au cas où LT Lawtank ne peut vous garantir un accès à vos données à caractère personnel, les motifs vous seront communiqués.
• En outre, vous êtes en droit d'exiger de LT Lawtank la rectification d'éventuelles erreurs figurant dans vos données à caractère personnel.
• Enfin, vous êtes toujours en droit de refuser le traitement de données à l'avenir (p. ex. traduction uniquement en Suisse, pas de recours à des logiciels de TAO, TM entièrement anonymisée, etc.), de le limiter ou d'exiger la suppression des données.

LT Lawtank protège vos données et documents au moyen de mesures techniques et organisationnelles de sécurité et ne les sauvegarde que sur des serveurs sécurisés. LT Lawtank travaille avec une infrastructure IT entièrement virtualisée, au moyen de laquelle l'ensemble des données se trouvent sur des serveurs lui appartenant dans un centre de calcul en Suisse et sont sauvegardées en un lieu différent (back-up). LT Lawtank ne sauvegarde aucune donnée électronique sur des terminaux. Les données physiques sont archivées dans les locaux de LT Lawtank pour la durée autorisée.

Nos échanges de courrier électronique sont en principe chiffrés. Vos données et documents sont protégés par des processus de chiffrement SSL (secure socket layer) lorsqu'ils sont transmis du site internet vers le serveur de données de LT Lawtank. Nous considérons les e-mails entrants non chiffrés comme un consentement à chiffrer les communications par e-mail sortantes. Veuillez nous contacter si vous ne disposez pas de technologie de chiffrement afin de pouvoir tout de même procéder à un envoi chiffré. 

Sauf convention contraire, LT Lawtank conserve les pièces et documents, y compris les données à caractère personnel, pour la durée de la fourniture de la prestation et de la collaboration avec le client, mais tout au plus pour la durée de conservation de dix ans prévue par le code des obligations.

Sur requête de votre part, nous supprimons les données à caractère personnel avant l'écoulement du délai de conservation de dix ans ou les anonymisons de manière à rendre une identification impossible. Cela vaut sous réserve d'obligations légales ou d'instructions des autorités visant à garantir certains délais de conservation.

Pour pouvoir exercer les droits énumérés ci-dessus et demander des informations, veuillez vous adresser par e-mail au préposé à la protection des données de LT Lawtank (e-mail : dataprotection@remove-this.lawtank.ch). Vous pouvez bien entendu passer également par les coordonnées indiquées dans les mentions légales ou par le formulaire de contact figurant sur le site internet de LT Lawtank. LT Lawtank traite et utilise les informations que vous communiquez uniquement dans le but de traiter votre requête.

En cas de non-respect par LT Lawtank du droit applicable de protection des données, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès des autorités de surveillance compétentes.

Les cookies sont de petits fichiers texte, composés généralement de lettres et de chiffres, sauvegardés sur l'ordinateur par le navigateur de l'utilisateur et contenant des données pseudonymisées. Les cookies permettent à un site internet de reconnaître l'ordinateur de l'utilisateur afin de suivre la recherche de plusieurs pages d'un site internet et d'identifier les utilisateurs qui reviennent sur un site internet.

a) Concernant l'origine des cookies, on peut distinguer les types suivants :

• Les cookies propriétaire sont générés par le domaine www.lawtank.ch.
• Les cookies de prestataires tiers proviennent d'autres parties.

b) Concernant la durée de validité des cookies, on peut distinguer les types suivants :

• Les cookies de session sont des cookies temporaires utilisés pendant votre visite sur le site internet afin de se souvenir de vous ; ils sont supprimés à la fermeture du navigateur.
• Les cookies permanents servent à repérer vos préférences sur le site internet et demeurent sur votre appareil même après que vous ayez fermé votre navigateur ou redémarré votre appareil. Selon leur type, ces cookies permanents restent enregistrés d'un mois à dix ans sur l'appareil et sont automatiquement supprimés à la fin de la période programmée.

c) Concernant l'utilisation des cookies, on peut distinguer les types suivants :

• Les cookies techniques sont nécessaires pour vous permettre d'utiliser le site internet et les services offerts.
• Les cookies analytiques servent à établir des profils d'utilisation pseudonymisés aux fins d'analyse web. Ils permettent de reconnaître les visiteurs récurrents (titulaires d'appareil), d'analyser leur comportement sur un site internet ainsi que d'optimiser les sites internet et de mesurer leur audience.
• Les cookies de suivi à des fins publicitaires servent à la publicité en ligne basée sur l'utilisation. Ces cookies de suivi enregistrent votre comportement sur le site internet (adresse IP ; ID d'utilisateur ; date et heure ; titre et URL des pages visitées ; URL de référence ; définition de l'écran ; heure dans le fuseau horaire de l'utilisateur ; fichiers consultés et téléchargés ; liens suivis vers d'autres sites web ; temps nécessaire pour générer la page ; ville à partir de laquelle l'utilisateur visite le site internet ; paramètres de langue, nom et version du navigateur) dans des profils d'utilisateurs pseudonymisés.

La base légale pour l'usage de cookies est un intérêt légitime (c.-à-d. l'intérêt à procéder à une analyse, à l'optimisation et à l'exploitation économique de notre site internet et de nos prestations) au sens de l'art. 6, ch. 1, let. f, du Règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

4.1. Bandeau cookie

4.2 Google Analytics

4.3. LinkedIn

4.4. Google AdWords

4.5. Microsoft Bing Ads

La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les cookies. Vous pouvez cependant paramétrer votre navigateur de sorte à ce qu'il n'accepte aucun cookie ou à ce qu'il demande votre autorisation avant d'accepter le cookie d'un site internet que vous consultez. Vous pouvez également supprimer les cookies de votre appareil au moyen de la fonction correspondante de votre navigateur.

Les possibilités de désactiver les cookies sur les navigateurs les plus communs figurent ci-dessous :

Si vous décidez de ne pas accepter nos cookies ou les cookies et outils de nos entreprises partenaires, vous ne pourrez pas voir certaines informations sur nos pages internet ni utiliser certaines fonctions visant à améliorer votre consultation du site.

6.1 GoogleFont

6.2 Google Maps

6.3 Google Tag Manager